企业协同办公平台应该具备哪些特性

  在中国,90%以上的企业都面临着员工成本高,办公效率低等问题。越来越多的企业,开始借助移动互联网工具来解决这些问题。中小型企业大多使用微信,qq等公共即时通信平台作为企业内部沟通工具,但这些公共平台并不能满足大型企业的核心诉求。

  大型企业组织架构复杂,业务流程繁琐,员工往往要同时登陆N个平台,IT部门监管困难,数据安全无法保障。企业不得不考虑建设一套自有的、可以无缝集成各个业务系统的一体化融合通信平台,以解决员工沟通、消息统一、业务融合等问题。

  企业协同办公平台的用户体验

  除了技术实现外,还应考虑企业员工的使用体验,这也是在企业内部推动员工使用该平台的重要因素。这点网易系产品有着较大优势,云信近期推出的 NICE套件产品,在交互体验上也有很多值得企业借鉴的部分。同时笔者调研了来自十个不同行业的大型企业员工及管理者,总结出一个有着很好用户体验的协同办公平台需要具备的几个特性:

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  一,强大

  企业员工每天打开电脑都会登陆平台,且对很多功能都会有深入的使用,是一种重度使用方式。

  这种重度使用方式,决定了以下几个设计特性:

  1,更注重效率

  在员工沟通场景中,会面临大量的消息、待办、任务、通知等信息,尤其对于管理者这类信息枢纽型岗位。因此信息处理、信息操作的效率非常重要。比如在某些企业通信产品中,会提供“高效模式”的功能,可以自动帮用户列出各类信息的优先级,让用户可以优先处理最重要最紧急的事情。再比如,某些产品提供这样的功能,在几百条的群消息中快捷地定位到“@我”的消息,这些功能都能大大提高用户的工作效率。

  2,更大的阈值

  在企业场景中,单次发送十几张甚至几十张图片是很常见的,在设计时必须提供更大的阈值,以满足企业场景需求。与此类似的还有“文件大小限制”、“群聊人数限制”、”备注长度限制”等等。

  3,快捷方式

  企业用户往往会花费更多时间去研究如何高效地使用软件,所以设计的快捷键、快捷方式能够非常受到用户的喜欢。比如,用户可以直接在桌面上拖动一张图片,放到某个群成员的头像上,就可以发送这张图片给他。再比如,可以直接将聊天窗口中的文件拖到某个历史联系人上,就可以实现转发,都是很不错的设计思路。

  另外,详实而丰富的快捷键也非常实用,比如“标记已读”、“搜索”、“切换会话”、“添加为代办”等等。这些快捷键虽然学习成本高,但一旦学会将会非常便捷,尤其对于那些软件使用频率较高的行政、人事、法务等岗位的人员。

  二,融合

  “融合”这个属性可以从两个方面来说。一个方面是,企业协同办公平台作为企业产品,需要融合各个企业以及企业中各种职位的不同需求。另一方面是,企业协同办公平台天然需要加入各类第三方产品,所以必须在设计层面融合各类产品,保障体验的一致性。

  1,组织架构融合

  每个企业的组织架构都千差万别,对于小微公司而言,组织架构是扁平的,非常容易处理。但对于很多大型公司而言,组织架构庞杂,存在“子公司”、“合作伙伴”、“外包”、“供应链”等各类关系链。

  为了组织架构具有良好的“融合性”,将来企业扩张或调整时仍然可以使用当前的通信平台。在设计组织架构时应该以较大复杂度的企业架构作为基准进行构思,然后根据当前实际组织架构进行设计,并将未来5年内可能有的非标组织架构考虑在内。

  在早期,组织架构的逻辑需要力求简单,即使放弃一些小场景的体验。因为随着项目的推进,会有越来越多的逻辑添加进组织架构,如果期初的逻辑就比较复杂,则后期的逻辑会非常难以处理。举个例子,比如“一个员工可以属于多个部门”,在早期较好不要做这个逻辑,因为一旦这个逻辑加进去,后期组织架构每加一个功能都要考虑“多部门成员”的问题,开发成本会急剧上升,组织架构的融合性会急剧降低。

  2,权限融合

  和组织架构类似,每个公司的权限也都有着非常大的差异。为了权限具有较好的“融合性”,必须让最初的权限设定具有清晰的逻辑。权限设计有3个维度:权限、成员、权限范围,如果某个维度如果因子较多,则需要聚合。比如权限较多,则需要聚合为“权限集”,成员较多可以聚合为“角色”。如果聚合后仍然难以管理,则可以再次聚合,比如将“角色”聚合为“角色组”。

  了解这个逻辑后,还需要秉持“独立性”原则,才能让权限具有良好的融合性。也就是多种权限、角色、范围之间较好彼此独立,比如管理员的管理范围和查看范围较好独立,管理员的前台查看权限和后台查看权限较好独立,这样最终的权限逻辑才会非常干净,融合性良好。

  3,设计融合

  企业协同办公平台会进驻很多第三方应用,如果需要保持体验一致性,可以采取以下4种设计融合的方法:

  a对于轻应用而言,提供统一的“界面模板”,类似微信公众号模板。

  b对于交互相对较多的应用而言,可以采用通用的UI组件进行前端定制。

  c对于复杂应用,可以在原应用基础上进行UI样式轻改造。

  d如果应用本身无法改造或成本较大,则可以将应用设计成“小程序”的概念,相当于独立于融合平台的应用,这样感知层面的割裂感会大大减小,具有一定的融合效果。


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