办公掌握一些方法和小窍门的重要性

发布时间:2019-05-13 14:23 编辑人:红鹰工作手机 浏览人数:50

  在办公中,提高计划能力、学会管理时间,掌握一些方法和小窍门,非常有用。其中认为较适合自己的有如下七条,希望能和大家共享。

  写报告时,先将问题列在纸上,事后再一并查阅

  在写报告时,即使中途有疑问或不了解之处,只要它不是个影响巨大的问题,可都不致马上去翻查资料或文献,因为或许因此解决了问题,可是却因思考中断浪费时间,反而耽误了工作的进度。

  所以一旦有必须查阅的事项,可先将其列在纸上,较后再一并去查资料。此外,列在纸上的问题也可以交待他人去查,自己也不必停下手上的工作。

  备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”

  在看书或看电视时,一旦看到想记下的文句,可立刻提笔在B5的活页纸上,记下备忘录。备忘录是分项写下来的,以一页一个项目为原则,至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期,事后重读时,即使记得不太完整,但只要回想一下当时的状况,就可以清楚地了解其内容,而出处则需要详细调查。可供参考之用,备忘录上如果标明这三项,则资料就会越来越有份量。

89.

  增强工作意念的妙法

  将平常该做的事情列成一张表,做好之后就用红笔划掉,因为这么一来,每划掉一项就可以确定“这项工作已经完成”,当时心中的成就感与满足感,即成为下回工作意念的来源。

  如此看来似乎没有什么意义,不过在工作无甚进展的情况下,多半原因都是在于工作流于单调,冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的,由于这样很容易造成繁琐,所以可以列表方式来处理。此外,采用这个方式还可以免于遗漏某项工作。

  立刻在收到名片上写“当事人”的资料

  对商界人士而言,交换名片似乎是不可缺少的“仪式”。从初次见到的人手中所收到的名片,不要随便乱放,应整理得有条不紊,日后将成为宝贵的个人资料来源。

  当与人交换名片后,你可以马上在对方的名片上书写他的专长,兴趣、资历等等,这么一来,要找人才变轻松多了,主要的是,为方便日后利用,先在名片上多加几个字,这一点是非常重要的。

  与公司主管会面时,在对方名片上书写秘书小姐的芳名

  当你与公司董事高级主管交换名片时,你可以请教对方专任秘书的芳名,趁着记忆犹新,马上写在收到的名片上。

  因为在与这种高阶层人物联络时,他们自然不可能会亲自接电话,通常都经过秘书转接,如果事先晓得秘书的芳名,联络起来自然会顺利多了,而且,借此博得秘书小姐的好印象,对日后的工作自是大有益处。

  选择下午时间与人会谈

  与人会谈时,有时要迁就对方的方便,不过,你较好还是尽可能约定下午的时间,因为这样可以避免占用有效利用的时间。

  上午是开始一天工作的时段,指示秘书打字,回信,打电话联络要事等等,这些事情如果都在上午交待好,下午的工作就能很快完成加以检查,可达到很高的工作效率。

  而且,一上午埋头于桌上作业,到了下午多少会感到有点疲倦,在这个时候与人会面,正好可以转换一下心情。

  留言条上一定要写4W1H

  若以基本的4W1H——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话,就不会浪费许多无谓的时间。

  在前面提过,你自编的电话应对手册中规定,为了谨慎起见,一定要一字不漏地问对方这五个基本问题,并且依照一定顺序,将其写在留言条上,所以,在任何的情况下,都不必再找接电话的人问一遍,只要看留言条就能处理事情。


no cache
Processed in 0.245822 Second.